المقدمة

تعد وظيفة السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب من الوظائف الحيوية والمهمة التي تساهم بشكل كبير في تسهيل سير العمل الإداري داخل المؤسسات. فإلى جانب تنظيم الجداول والمواعيد، تعد السكرتارية التنفيذية حجر الزاوية الذي يضمن التواصل الفعّال بين جميع الأقسام والإدارات، كما تعد بمثابة الواجهة التي تمثل الإدارة العليا في تعاملاتها مع مختلف الأطراف. وبالنظر إلى التطور التكنولوجي السريع، أصبح من الضروري على القائمين على هذه الوظائف إتقان المهارات التقنية الحديثة المتعلقة بتنظيم الملفات والوثائق، إدارة الوقت، كتابة التقارير، وكذلك فنون الاتصال والإتيكيت. تهدف هذه الدورة إلى توفير مهارات عملية متكاملة للمشاركين في مجالات السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب بما يعزز من كفاءتهم وفعاليتهم في بيئات العمل الحديثة.

الأهداف

• أن يتعرف المشارك على المفاهيم الأساسية لإدارة المكاتب الحديثة وفن السكرتارية التنفيذية.
• أن يدرك المشارك أهمية السكرتارية التنفيذية في تحسين أداء المنظمات ورفع كفاءتها.
• أن يفهم المشارك الفرق بين السكرتارية التنفيذية وأنواع السكرتارية الأخرى (العامة، الخاصة، المتخصصة).
• أن يتقن المشارك مهارات تنظيم وإدارة الوقت بكفاءة عالية.
• أن يتعرف المشارك على أهم تقنيات إدارة الملفات والمراسلات داخل بيئة العمل.
• أن يدرك المشارك أهمية التواصل الفعال وكيفية إدارة علاقات العمل عبر استخدام الأدوات التقنية المتقدمة.
• أن يتعلم المشارك فنون كتابة التقارير والمراسلات الإدارية بطريقة احترافية.
• أن يكتسب المشارك مهارات التعامل مع ضغوط العمل، خصوصاً في بيئات العمل ذات التحديات الكبيرة.
• أن يتعلم المشارك كيفية استخدام التكنولوجيا الحديثة في الأرشفة والفهرسة وتنظيم الأعمال المكتبية.

المحاور

1. مفهوم السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب:

• دور السكرتير التنفيذي في المؤسسات.
• الفرق بين السكرتارية التنفيذية والأنواع الأخرى من السكرتارية (العامة، الخاصة، المتخصصة).
• أهمية الإدارة المكتبية في تسهيل اتخاذ القرارات وتنظيم العمل الإداري.

2. إدارة الوقت والضغوط:

• تقنيات تنظيم الوقت بفعالية.
• تحديد الأولويات في العمل المكتبي.
• أساليب تخفيف ضغوط العمل على القادة والمديرين.

3. التواصل الفعال:

• مهارات التواصل الكتابي والشفوي.
• استخدام الهاتف والبريد الإلكتروني بفعالية.
• التعامل مع الأنماط الشخصية المختلفة داخل بيئة العمل.

4. إدارة المراسلات والتقارير:

• طرق كتابة المراسلات الإدارية الرسمية.
• إعداد التقارير بحرفية.
• فن صياغة المحاضر وإدارة الاجتماعات.

5. استخدام التقنيات الحديثة في الإدارة المكتبية:

• نظم المعلومات والأرشفة الإلكترونية.
• تقنيات الفهرسة والحفظ.
• استخدام برامج إدارة المكاتب مثل MS Outlook.

6. الإتيكيت والبروتوكول:

• قواعد الإتيكيت في بيئات العمل.
• التعامل مع الزوار وكبار الشخصيات.
• مهارات بناء علاقات عمل إيجابية.

7. حلول التحويل الرقمي:

• أدوات وتقنيات تسهل إدارة الأعمال المكتبية بشكل رقمي.
• التحول الرقمي في إدارة المحفوظات والوثائق.

8. السكرتارية التنفيذية الإلكترونية:

• نظم العمل المكتبي الإلكترونية.
• تقنيات الاجتماعات عن بعد والتواصل أونلاين.
• المهارات الحديثة للسكرتير التنفيذي في العصر الرقمي.

الفئة المستهدفة

• جميع العاملين في وظائف السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب.
• المساعدون الإداريون في الهيئات والمنظمات.
• المرشحون لشغل وظائف السكرتارية التنفيذية في المستقبل.
• العاملون في المجالات التي تتطلب مهارات تنظيم الاجتماعات، المراسلات والتقارير، وإدارة الوقت.