المقدمة

تعتبر الاجتماعات من الأدوات الأساسية في بيئة العمل الحديثة، إذ تمثل وسيلة حيوية للتواصل واتخاذ القرارات. ومع ذلك، فإن تنظيم الاجتماعات وإدارتها بفعالية هو ما يضمن تحقيق الأهداف وتطوير التعاون بين الأفراد. يمكن أن تصبح الاجتماعات التي تفتقر إلى التخطيط والتنظيم المسبق مضيعة للوقت وتسبب تراجعًا في الإنتاجية. ومن خلال هذه الدورة، نهدف إلى تعزيز مهارات المشاركين في إدارة الاجتماعات بكفاءة، سواء كانت اجتماعات حضورية أو افتراضية، لضمان أنها تؤدي إلى نتائج إيجابية وتنفيذ فعّال للقرارات المتخذة.

الأهداف

• أن يتعرف المشارك على دور الاجتماعات في تعزيز التواصل الداخلي وتحقيق الأهداف المؤسسية.
• أن يفهم المشارك كيفية التخطيط والتحضير المسبق للاجتماعات بما يضمن فعاليتها.
• أن يدرك المشارك أهمية إدارة الوقت خلال الاجتماعات لتعظيم الاستفادة منها.
• أن يتقن المشارك مهارات التوجيه والتفاعل الفعال أثناء الاجتماعات.
• أن يتعلم المشارك تقنيات التعامل مع التوتر والصراعات التي قد تحدث أثناء الاجتماعات.
• أن يفهم المشارك أهمية استخدام الأدوات والتقنيات الحديثة في إدارة الاجتماعات، بما في ذلك الاجتماعات الافتراضية.
• أن يكتسب المشارك مهارات تقييم الاجتماعات وتحسين جودتها بشكل مستمر.
• أن يتعرف المشارك على كيفية التعامل مع الأنماط المختلفة من المشاركين في الاجتماع واتخاذ القرارات الجماعية.

المحاور

1. دور الاجتماعات في الإدارة الفعّالة:

• أهمية الاجتماعات في تحقيق أهداف المؤسسة.
• أنواع الاجتماعات وأهدافها المختلفة.

2. التخطيط والتحضير للاجتماعات:

• إعداد جداول الأعمال بفعالية.
• تحديد أهداف وتوقعات الاجتماع.
• كيفية اختيار المشاركين المناسبين.

3. إدارة الوقت في الاجتماعات:

• تقنيات إدارة الوقت أثناء الاجتماعات.
• كيفية منع الهدر الزمني وتحقيق أهداف الاجتماع في الوقت المحدد.

4. التواصل الفعّال أثناء الاجتماعات:

• مهارات الاستماع الفعّال والتفاعل البناء.
• أساليب التواصل غير اللفظي وكيفية التعامل مع المداخلات.

5. إدارة الصراعات والتوتر:

• تقنيات تهدئة التوتر وحل الصراعات بشكل بنّاء.
• كيفية التعامل مع الأنماط الصعبة من المشاركين.

6. اتخاذ القرارات الجماعية:

• طرق اتخاذ القرارات الجماعية وتوظيف التفكير الجماعي.
• استخدام العصف الذهني والتصويت لاتخاذ قرارات فعّالة.

7. إدارة الاجتماعات الافتراضية:

• تحديات الاجتماعات الافتراضية وأدوات التواصل الحديثة.
• تقنيات التفاعل الفعّال في الاجتماعات عبر الإنترنت.

8. تقييم الاجتماعات وتحسين جودتها:

• أدوات وأساليب تقييم الاجتماعات.
• كيفية تحليل مخرجات الاجتماع وتحقيق التحسين المستمر.

9. الممارسات المتقدمة لإدارة الاجتماعات:

• استراتيجيات لتحسين الفعالية على المدى الطويل.
• أساليب مبتكرة لإدارة الاجتماعات المعقدة.

الفئة المستهدفة

• مديري الفرق والقادة الذين يتولون مسؤولية تنظيم وإدارة الاجتماعات.
• الموظفون الذين يشاركون بانتظام في الاجتماعات ويرغبون في تعزيز مهاراتهم.
• الموظفون الجدد الذين يحتاجون إلى فهم أساسي لكيفية إدارة الاجتماعات الفعّالة.
• أعضاء الإدارة العليا والوسطى، مثل مديري الأقسام ورؤساء الفرق.
• أي شخص يرغب في تحسين مهاراته في تنظيم الاجتماعات بفعالية.