المقدمة

تزداد أهمية إدارة المكاتب والسكرتارية والشؤون الإدارية في ظل التطور الحديث واستخدام التقنية لذا فإننا خلال هذه الدورة نسعي إلي :

 إكساب المشاركين المهارات المتقدمة التي تمكنهم من أداء واجباتهم ومسؤولياتهم في مجال السكرتارية وإدارة المكاتب بكفاءة وفعالية ، بما في ذلك التدريب على أعمال السكرتارية الإلكترونية، والتواصل الفعّال، وإدارة الوقت، وحفظ المعلومات بطريقة منظمة يسهل الرجوع إليها عند الاقتضاء. وكذا تعرُّف قواعد السلوك الإنساني الراقي في التعامل مع القيادات والمرؤوسين والمتعاملين

من خلال تناول المحاور الرئيسية التالية :

مفهوم الإدارة المكتبية وعلاقتها بالسكرتارية.

أنواع السكرتارية وأهميتها ومهامها.

قواعد الاتيكيت والبروتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين.

الكتابة الأدارية والمراسلات و المذكرات.

استخدامات الحاسب الآلى في الأعمال الإدارية.

الأهداف

تعريف المشاركين بمفهوم الإدارة المكتبية والسكرتارية والهندرة .

تعريف المشاركين بالآفاق الجديدة لسكرتاريا المكاتب ، وطبيعة النشاط المكتبي.

تعريف المشاركين بين السكرتارية التنفيذية وأنواع السكرتارية الأخرى ( العامة – الخاصة – المتخصصة).

تعريف المشاركين بمهارات أداء مهام الإدارة المكتبية التي تتطلبها أعمال المكاتب في المنظمات الرئيسية والوزارات والهيئات والمؤسسات والشركات.

 تعريف المشاركين بمهارات تخفيف ضغوط العمل الواقع على القادة والوزراء والوكلاء والمدراء والمسؤلين.

 تعريف المشاركين بقواعد الاتيكيت والبروتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين.

المحاور

• المحور الأول:

مفهوم الإدارة المكتبية وعلاقتها بالسكرتارية.
ماهية الهندرة وطبيعة النشاط المكتبي.
الاتجاهات الحديثة في العمل المكتبي.
أسس هندرة المكاتب.

• المحور الثاني:

أنواع السكرتارية وأهميتها ومهامها.
أشكال المكاتب – البيئة المادية للمكاتب – أمراض المكاتب.
هندرة حفظ المعلومات ، تنظيم الاجتماعات واللجان.
الاتصالات الإدارية داخل المنظمة ومع المنظمات الأخرى
فن الانصات الجيد والحديث الفعال.
أساليب تخفيف ضغوط العمل الواقع على القادة والوزراء والوكلاء والمدراء والمسؤلين.

• المحور الثالث:

هندرة حفظ أوراق المكتب (التصنيف – الترقيم – الهندسة).
مهارة تقليص الاعمال الورقية في المكاتب.
كيفية الرقابة على الأداء المكتبي.
قواعد الاتيكيت والبروتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين.
تطبيقات شاملة على الموضوعات السابقة.

• المحور الرابع:

الكتابة الأدارية والمراسلات و المذكرات.
إعداد وصياغة التقارير.
مهارة استقبال الزوار وتنظيم مواعيد الرئيس.
مهارت معالجة المكالمات الهاتفية الواردة والصادرة.
تنظيم وإدارة الأجتماعات واللجان.
متطلبات الاجتماع الفعال.

• المحور الخامس:

نظم المعلومات المكتبية والأرشفة الضوئية للوثائق.
التقنيات الحديثة وأثرها في أعمال السكرتارية.
استخدامات الحاسب الآلى في الأعمال الإدارية.

الفئة المستهدفة

• مديري المكاتب
• جميع العاملين في مجال السكرتارية
• الموظفين المراد تهيئتهم لشغل وظائف السكرتارية بالمنظمات..