المقدمة

تعد وظيفة السكرتير التنفيذي من الوظائف الحيوية والمهمة في أي منظمة، حيث يكون السكرتير التنفيذي هو حلقة الوصل بين الإدارة العليا وبقية أفراد المنظمة. يتطلب هذا الدور مهارات متعددة مثل التنظيم، والتواصل الفعّال، وإدارة الوقت والموارد. تقدم دورة "السكرتير التنفيذي" المعرفة والمهارات الأساسية التي يحتاجها السكرتير أو المساعد التنفيذي ليكون أكثر كفاءة واحترافية في أداء مهامه اليومية. سيتعلم المشاركون كيفية إدارة الجداول، تنسيق الاجتماعات، كتابة التقارير، بالإضافة إلى استخدام التكنولوجيا الحديثة في الإدارة المكتبية، مما يساعدهم في تقديم الدعم الإداري بكفاءة عالية.

الأهداف

• أن يتعرف المشارك على المهام والمسؤوليات الأساسية للسكرتير التنفيذي في بيئة العمل الحديثة.
• أن يفهم المشارك أهمية مهارات الاتصال الفعّال في عمل السكرتير التنفيذي.
• أن يدرك المشارك كيفية تنظيم العمل الإداري بكفاءة، وتنسيق الجداول واللقاءات والاجتماعات.
• أن يتعرف المشارك على التقنيات الحديثة في إدارة الملفات والمستندات.
• أن يكتسب المشارك مهارات التعامل مع البريد الإلكتروني، الهاتف، والمراسلات بشكل احترافي.
• أن يدرك المشارك أساليب إدارة الوقت والضغوط في بيئة العمل.
• أن يتعلم المشارك كيفية كتابة التقارير والمراسلات الرسمية بطريقة صحيحة ومهنية.
• أن يكتسب المشارك مهارات استخدام الأدوات التكنولوجية الحديثة لإدارة الأعمال المكتبية.

المحاور

1. مقدمة في مهام السكرتير التنفيذي:

• تعريف دور السكرتير التنفيذي وأهمية الوظيفة في التنظيم الإداري.
• مهام السكرتير التنفيذي اليومية مثل التنسيق، وتنظيم الجداول، وإعداد التقارير.
• التفاعل مع الإدارة العليا وبقية أقسام المنظمة.

2. التواصل الفعّال:

• مهارات التواصل الكتابي (الرسائل، المراسلات، البريد الإلكتروني).
• مهارات التواصل الشفهي (الهاتف، المقابلات، الاجتماعات).
• كيفية بناء علاقات قوية مع الزملاء والعملاء والشركاء الخارجيين.

3. إدارة الوقت والضغوط:

• تقنيات إدارة الوقت بفعالية.
• كيفية التعامل مع المواعيد النهائية المتعددة.
• استراتيجيات التعامل مع الضغوط والمشاكل اليومية.

4. تنظيم الملفات والمستندات:

• أساليب تنظيم الوثائق الورقية والإلكترونية.
• تقنيات الأرشفة الإلكترونية.
• إدارة الملفات السرية وأهمية الحفاظ على سرية المعلومات.

5. تنسيق الاجتماعات والفعاليات:

• كيفية تنظيم وترتيب الاجتماعات (إعداد الأجندة، ترتيب المكان، التواصل مع المشاركين).
• إعداد محاضر الاجتماعات وتوزيعها.
• تنظيم الفعاليات الداخلية والخارجية (مؤتمرات، ورش عمل).

6. كتابة التقارير والمراسلات الرسمية:

• كيفية كتابة التقارير المهنية والرسائل الرسمية.
• أساليب صياغة المراسلات الإدارية (رسائل، مذكرات، بلاغات).
• التعامل مع البريد الإلكتروني بشكل احترافي.

7. استخدام التكنولوجيا في العمل الإداري:

• أدوات تكنولوجيا المعلومات المستخدمة في إدارة الأعمال المكتبية.
• استخدام برامج حزمة أوفيس (Word, Excel, PowerPoint) في الأعمال اليومية.
• تطبيقات إدارة المشاريع وتنظيم العمل.

8. مهارات التنظيم والإدارة الذاتية:

• تقنيات التنظيم الشخصي والمهام اليومية.
• كيفية الحفاظ على التوازن بين العمل والحياة الشخصية.
• إدارة التنوع في بيئة العمل.

الفئة المستهدفة

• السكرتيرون التنفيذيون في المنظمات الحكومية والخاصة.
• المساعدون الإداريون والراغبون في تطوير مهاراتهم.
• الأشخاص الذين يعملون في الدعم الإداري ويرغبون في تحسين كفاءتهم.
• حديثو التخرج الذين يطمحون للعمل في المجال الإداري والسكرتارية التنفيذية.
• كل من يرغب في تعلم مهارات السكرتارية التنفيذية المتقدمة.