المقدمة

يعد تنظيم وإدارة الاجتماعات والفعاليات مهارة حيوية لأي منظمة تهدف إلى تحقيق الكفاءة والتواصل الفعال بين فرق العمل والمشاركين. تساهم الاجتماعات والفعاليات بشكل كبير في اتخاذ القرارات، تعزيز التعاون، وتحقيق الأهداف المؤسسية. ومع تزايد تعقيد وتنوع الفعاليات، تصبح الحاجة إلى استراتيجيات فعالة لإدارتها وتنظيمها أمراً بالغ الأهمية. تهدف هذه الدورة إلى تزويد المشاركين بالأدوات والأساليب الفعالة لتنظيم وإدارة الاجتماعات والفعاليات بشكل احترافي، مع التركيز على تطوير مهارات التخطيط والإدارة، وتعزيز القدرة على التعامل مع التحديات، وتحقيق أفضل النتائج من خلال التقييم المستمر والتحسين المستدام.

الأهداف

• أن يتعرف المشارك على المبادئ الأساسية لتنظيم وإدارة الاجتماعات والفعاليات.
• أن يفهم المشارك كيفية تطوير خطط تنظيمية شاملة لإدارة الاجتماعات والفعاليات.
• أن يدرك المشارك استراتيجيات فعالة لإدارة اللجان وتحقيق أهدافها.
• أن يتعلم المشارك كيفية التعامل مع التحديات وحل المشكلات في أثناء الفعاليات والاجتماعات.
• أن يكتسب المشارك مهارات تقييم فعالية الاجتماعات والفعاليات وتحسينها بناءً على التغذية الراجعة.
• أن يتقن المشارك استراتيجيات ترويج الفعاليات والإعلان عنها بفعالية.
• أن يطور المشارك مهارات إدارة الأزمات وحل المشكلات أثناء الفعاليات والاجتماعات.

المحاور

1. مبادئ تنظيم وإدارة الاجتماعات:

• خطوات تنظيم الاجتماعات من البداية للنهاية.
• تحديد الأهداف والأجندة لضمان نجاح الاجتماع.
• إدارة الوقت وتنسيق التفاصيل اللوجستية.
• تقنيات فعالة لإدارة النقاش واتخاذ القرارات.
• تقييم نتائج الاجتماع وضمان تنفيذ التوصيات.

2. تخطيط وتنفيذ الفعاليات:

• مراحل تخطيط الفعاليات وأهمية الجدول الزمني.
• إدارة الميزانية واختيار الموردين والموقع المناسب.
• استراتيجيات الترويج والإعلان للفعاليات.
• إدارة الفعاليات في الموقع والتعامل مع الطوارئ.
• جمع وتحليل التغذية الراجعة لتحسين الفعاليات المستقبلية.

3. إدارة اللجان:

• أساليب إنشاء اللجان وتحديد الأدوار والمسؤوليات.
• تقنيات قيادة وتوجيه اللجان لتحقيق الأهداف.
• إدارة الاجتماعات الدورية للجان وتوثيق المحاضر.
• تعزيز التعاون والتواصل الفعّال بين أعضاء اللجنة.
• حل النزاعات وتقديم الحلول المناسبة.

4. التعامل مع التحديات والحلول الابتكارية:

• التعرف على التحديات الشائعة في تنظيم الفعاليات والاجتماعات.
• استراتيجيات لإدارة الأزمات وحل المشكلات في الوقت الفعلي.
• كيفية التعامل مع المشاركين وصناع القرار الصعبين.
• الابتكار في تنظيم الفعاليات وتحقيق نتائج متميزة.
• دراسات حالة حول كيفية التعامل مع المشكلات التنظيمية.

5. تقييم وتحسين الفعاليات والاجتماعات:

• أدوات وأساليب تقييم فعالية الفعاليات والاجتماعات.
• جمع وتحليل التغذية الراجعة من المشاركين.
• إعداد تقارير التقييم وتقديم التوصيات للتحسين.
• أفضل الأساليب لضمان تخطيط فعال للفعاليات.

الفئة المستهدفة

• مدراء الفعاليات
• منسقو الاجتماعات
• أعضاء اللجان والمنظمون
• موظفو الإدارة
• المحترفون في مجال التنظيم والتخطيط