المقدمة

تعتبر إدارة المكاتب والأرشفة الإلكترونية من الركائز الأساسية في بيئة العمل الحديثة. مع التطور التكنولوجي السريع، أصبح من الضروري أن تتبنى المؤسسات نظمًا إلكترونية لإدارة الوثائق والمستندات، مما يساهم في تحسين الكفاءة وتقليل التكاليف. تهدف هذه الدورة إلى تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لتحويل الأنظمة التقليدية إلى أنظمة إلكترونية مبتكرة تواكب متطلبات العصر.

الأهداف

• أن يتعرف المشارك على مفهوم إدارة المكاتب والأرشفة الإلكترونية وأهمية تطبيقها في المؤسسات.
• أن يفهم المشارك الأسس والمبادئ الأساسية للأرشفة الإلكترونية وطرق تطبيقها.
• أن يدرك المشارك كيفية استخدام التكنولوجيا في حفظ واسترجاع الوثائق الإلكترونية.
• أن يتعرف المشارك على تقنيات الأمان والحماية للوثائق الإلكترونية.
• أن يكتسب المشارك مهارات التعامل مع الأنظمة الإلكترونية المستخدمة في الأرشفة وتوثيق الملفات.
• أن يفهم المشارك كيفية تنظيم وإدارة الوثائق والمستندات عبر أنظمة الحوسبة السحابية.

المحاور

1- مقدمة في إدارة المكاتب والأرشفة الإلكترونية:

• تعريف إدارة المكاتب وتطورها.
• أهمية الأرشفة الإلكترونية في العمل المؤسسي.
• مقارنة بين الأرشفة التقليدية والإلكترونية.

2- أدوات وتقنيات الأرشفة الإلكترونية

• نظم إدارة الوثائق الرقمية .
• كيفية تنظيم البيانات باستخدام التصنيف والفهرسة.
• تطبيقات الحوسبة السحابية في الأرشفة الإلكترونية.

3- إجراءات الأمان وحماية الوثائق الإلكترونية

• تقنيات تأمين الوثائق الإلكترونية وحمايتها من الفقد أو التلاعب.
• سياسات أمن المعلومات وتشفير البيانات.
• الحماية من الفيروسات والتطبيقات الضارة.

4- تطبيقات الأتمتة في إدارة المكاتب

• تقنيات أتمتة سير العمل المكتبي.
• استخدام الأدوات الرقمية لتحسين الإنتاجية وكفاءة التواصل.
• تبسيط العمليات المكتبية من خلال دمج الأدوات المختلفة.

5- المفاهيم القانونية والتنظيمية للأرشفة الإلكترونية

• المتطلبات القانونية لتنظيم وحفظ الوثائق.
• تطبيق المعايير الدولية للأرشفة وحفظ المستندات.

6- المهارات العملية في الأرشفة الإلكترونية

• تدريب عملي على استخدام البرمجيات المختلفة الخاصة بالأرشفة الإلكترونية.
• استراتيجيات استرجاع الوثائق واستعراض أساليب الحفظ الاحتياطي.

الفئة المستهدفة

• مدراء المكاتب والأقسام التنفيذية.
• رؤساء أقسام الأرشفة والمحفوظات.
• موظفو تقنية المعلومات المتخصصون في أنظمة إدارة الوثائق.
• العاملون في مجال السكرتارية التنفيذية.
• أصحاب الشركات والمشروعات الصغيرة والمتوسطة الراغبين في تطوير إدارة مكاتبهم.