المقدمة

تعد مكاتب الإدارة العليا حجر الزاوية في أي منظمة، حيث تتخذ فيها القرارات الاستراتيجية التي تؤثر في اتجاه الشركة وأدائها. يكتسب القادة الإداريون في هذه المكاتب مهارات متعددة تساهم في نجاح المنظمة وتحقيق أهدافها بكفاءة وفعالية. تهدف دورة "إدارة المكاتب العليا" إلى تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات الأساسية التي تمكنهم من إدارة المكاتب العليا بكفاءة، وتطبيق أسس التنظيم، اتخاذ القرارات، وإدارة الوقت والموارد في بيئات العمل المعقدة. هذه الدورة تشمل مهارات القيادة، مهارات التواصل الفعّال، وكذلك إدارة الأزمات والضغوط، بالإضافة إلى استخدام التكنولوجيا الحديثة في إدارة الأعمال المكتبية.

الأهداف

• أن يتعرف المشارك على مفهوم إدارة المكاتب العليا وأهميتها في إدارة المؤسسات واتخاذ القرارات الاستراتيجية.
• أن يفهم المشارك الدور الحيوي للمساعدين التنفيذيين في دعم المديرين وتحقيق الأهداف المؤسسية.
• أن يدرك المشارك الأسس المتقدمة لإدارة مكاتب القيادة العليا وكيفية التنسيق بين مختلف الإدارات.
• أن يتعلم المشارك كيفية التعامل مع ضغوط العمل وإدارة الوقت بشكل فعّال في بيئة العمل المكتبي.
• أن يتعرف المشارك على مهارات اتخاذ القرار التنفيذي وإدارة الأزمات بطرق مبتكرة وفعّالة.
• أن يكتسب المشارك مهارات إدارة الاجتماعات والاتصال الفعّال مع الفرق الداخلية والشركاء الخارجيين.
• أن يتعلم المشارك استخدام التكنولوجيا في إدارة الملفات والوثائق وتنظيم العمل المكتبي.

المحاور

1. مقدمة في إدارة المكاتب العليا:

• تعريف مكاتب الإدارة العليا وأهميتها في المؤسسات.
• مسؤوليات المديرين التنفيذيين والمساعدين الإداريين في المكاتب العليا.
• المهام القيادية والتنسيقية في إدارة المكاتب العليا.

2. مهارات القيادة في بيئة العمل المكتبي:

• المهارات الأساسية المطلوبة لمديري المكاتب العليا.
• مهارات القيادة واتخاذ القرارات في بيئة العمل.
• كيف تكون قائدًا فاعلًا في إدارة الفرق وحل المشكلات.

3. إدارة الوقت والموارد في المكاتب العليا:

• تقنيات إدارة الوقت الفعّالة في بيئة العمل المكتبي.
• كيفية التعامل مع المهام متعددة الأولويات.
• تنظيم الأوقات والاجتماعات لتناسب احتياجات المدير التنفيذي.

4. إدارة الأزمات واتخاذ القرارات التنفيذية:

• كيفية التعامل مع الأزمات الطارئة: المالية، الإعلامية، والإدارية.
• استراتيجيات اتخاذ القرارات السريعة والفعّالة في الأوقات الصعبة.
• بناء استراتيجيات للتعامل مع التحديات وتحديد الحلول الفعّالة.

5. التواصل الفعّال في المكاتب العليا:

• تحسين مهارات التواصل الكتابي والشفهي في بيئة العمل المكتبي.
• التواصل الفعّال مع الموظفين والعملاء والشركاء الخارجيين.
• استخدام بروتوكولات وآداب التعامل المكتبي في الاجتماعات.

6. استخدام التكنولوجيا في إدارة المكاتب العليا:

• تطبيقات الحاسب الآلي في إدارة الملفات والوثائق.
• أدوات التكنولوجيا الحديثة المستخدمة في تنظيم الأعمال المكتبية.
• استخدام أنظمة الإدارة الإلكترونية لتسهيل مشاركة المعلومات بين الإدارات.

7. إعداد التقارير والعروض التقديمية:

• كيفية إعداد تقارير مكتوبة واحترافية للمستوى الإداري.
• تصميم العروض التقديمية وإعداد جداول الأعمال.
• صياغة محاضر الاجتماعات بشكل دقيق واحترافي.

8. تنظيم وإدارة المناسبات:

• كيفية التخطيط والتنظيم الفعّال للمناسبات الرسمية والاجتماعات.
• المهارات اللازمة لإدارة الفعاليات الكبيرة بكفاءة.

9. المهارات السلوكية والإدارية للسكرتارية التنفيذية:

• المهارات الأساسية التي يجب أن يتحلى بها السكرتير التنفيذي في مكاتب الإدارة العليا.
• كيفية التعامل مع الضغوط والمتطلبات اليومية في بيئة العمل المكتبي.
• إدارة العلاقات مع الفرق المختلفة والمستويات الإدارية المتعددة.

الفئة المستهدفة

• مدراء وأصحاب الشركات الحكومية والخاصة.
• مدراء مكاتب الإدارة العليا في الشركات والمؤسسات.
• كبار الشخصيات والمسؤولين في الشركة.
• أعضاء الإدارات العليا في الشركات.
• العاملون في مكاتب الإدارة العليا أو من يطمحون للعمل في هذه المكاتب.
• جميع الباحثين عن تطوير مهاراتهم في فن التعامل وإدارة المكاتب العليا.