المقدمة

تعد الاجتماعات جزءاً لا يتجزأ من الحياة العملية في أي مؤسسة، حيث تعد الوسيلة الرئيسية لتبادل الأفكار، اتخاذ القرارات، والتنسيق بين الفرق المختلفة. ولكن، كثيراً ما يواجه الأفراد تحديات في تنظيم الاجتماعات بكفاءة، مما يؤدي إلى إضاعة الوقت والموارد. دورة "تقنيات تنظيم الاجتماعات" تهدف إلى تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لإدارة الاجتماعات بشكل احترافي وفعّال. من خلال هذه الدورة، سيتعلم المشاركون كيفية التخطيط والإعداد لاجتماعات ناجحة، إدارة الوقت، وتعزيز التفاعل الفعّال بين المشاركين لضمان تحقيق الأهداف المحددة.

الأهداف

• أن يتعرف المشارك على مفهوم الاجتماعات الإدارية وأهمية تنظيمها.
• أن يدرك المشارك كيفية اختيار العناصر المناسبة للمشاركة في الاجتماعات لضمان فعاليتها.
• أن يتعلم المشارك تقنيات تنظيم الاجتماعات لتحقيق الأهداف المرجوة وتقليل الهدر الزمني.
• أن يكتسب المشارك مهارات إدارة الوقت خلال الاجتماعات.
• أن يدرك المشارك كيفية وضع جدول أعمال فعال يضمن سير الاجتماع بشكل منظم.
• أن يتعرف المشارك على كيفية إدارة المواقف الصعبة والخلافات أثناء الاجتماعات.
• أن يفهم المشارك أهمية محاضر الاجتماعات وكيفية كتابتها بشكل دقيق.
• أن يطور المشارك مهارات التواصل الفعّال لإدارة الحوار داخل الاجتماعات.
• أن يتعلم المشارك تقنيات المتابعة لضمان تنفيذ قرارات الاجتماع.

المحاور

1. مفهوم وأهمية تنظيم الاجتماعات:

• تعريف الاجتماعات الإدارية وأهدافها.
• دور الاجتماعات في تحسين الأداء المؤسسي.
• التأثيرات السلبية للاجتماعات غير الفعّالة.

2. أنواع الاجتماعات:

• الاجتماعات التخطيطية، الاستشارية، والتنسيقية.
• ضوابط إدارة كل نوع من الاجتماعات.
• كيفية تحديد نوع الاجتماع بناءً على أهدافه.

3. قواعد تنظيم الاجتماعات:

• المبادئ الأساسية التي تحكم تنظيم الاجتماعات الناجحة.
• الأخطاء الشائعة في تنظيم الاجتماعات وطرق تجنبها.
• المراحل الرئيسية لعملية إدارة الاجتماعات.

4. التخطيط للاجتماع:

• كيفية تحديد الأهداف والغايات من الاجتماع.
• خطوات إعداد جدول أعمال شامل وملائم.
• تحديد المشاركين ودورهم في الاجتماع.

5. إدارة الوقت داخل الاجتماع:

• تقنيات لضبط الوقت وضمان الالتزام بالجدول الزمني.
• طرق تجنب الانحراف عن المواضيع الرئيسية.
• كيفية إدارة الوقت لضمان الاستفادة القصوى من الاجتماع.

6. إدارة الحوار والتفاعل الفعّال:

• مهارات العرض والإقناع خلال الاجتماعات.
• تعزيز المشاركة الفعّالة والتفاعل من جميع الأعضاء.
• تقنيات الاستماع الفعال وتوجيه النقاش.

7. إدارة الخلافات والمواقف الصعبة:

• كيفية التعامل مع الصراعات والمواقف الصعبة داخل الاجتماعات.
• استراتيجيات للحفاظ على التوازن أثناء مناقشة الأفكار المتباينة.

8. كتابة محاضر الاجتماع بفعالية:

• كيفية تدوين القرارات والمواضيع الرئيسية بدقة.
• تصميم محاضر سهلة الفهم تضمن تنفيذ القرارات.
• كيفية توثيق الأعمال والقرارات لضمان المتابعة الفعّالة.

9. التقنيات الرقمية في إدارة الاجتماعات:

• استخدام الأدوات الرقمية لإدارة الاجتماعات الافتراضية.
• أفضل التطبيقات والاجتماعات عن بعد مثل Zoom و Microsoft Teams.
• أساليب إدارة الاجتماعات الرقمية بفعالية.

10. تقييم الاجتماعات وتحسين الأداء:

• معايير تقييم فعالية الاجتماعات.
• كيفية استخدام التغذية الراجعة لتحسين الاجتماعات المستقبلية.
• استراتيجيات للتحسين المستمر في تنظيم الاجتماعات.

الفئة المستهدفة

• المديرون التنفيذيون ورؤساء الأقسام.
• قادة فرق العمل والمشرفون على المشاريع.
• المساعدون التنفيذيون والمسؤولون عن تنظيم الاجتماعات.
• مسؤولون العلاقات العامة وفرق الإدارة العليا.
• الموظفون الذين يشاركون بانتظام في الاجتماعات أو يحتاجون إلى مهارات تنظيم الاجتماعات.